När ni monterar ner ett tidigare kassasystem gäller särskilda regler för vad som ska hända med den gamla kontrollenheten och kassans journalinformation. Detta gäller endast svenska kunder som använt ett certifierat kassaregister sedan tidigare.
Skatteverket är tydliga: kontrollenheten ska bevaras i Sverige i minst 12 månader efter att den bytts ut, sålts eller skrotats — och den ska inte tömmas under den tiden.
"en kontrollenhet ska bevaras i Sverige i minst 12 månader efter avyttring eller skrotning av kassaregistret eller att kontrollenheten bytts ut"
"Spara sedan den gamla kontrollenheten i minst 12 månader utan att tömma minnet."
Vid montering hos kund: rör aldrig, fabriksåterställ aldrig och radera aldrig minnet i den gamla kontrollenheten. Om ni hjälper till att koppla loss den fysiskt, lämna den kvar hos kunden — det är kunden som ansvarar för att bevara den, inte SBB.
Vem ansvarar: för ett aktiebolag eller annan juridisk person är det bolaget som ansvarar för att kontrollenheten bevaras. För en enskild firma är det den tidigare ägaren.
Att kontrollenheten bevaras i 12 månader ersätter inte bokföringslagens krav. Journalminne och kontrollremsa räknas som räkenskapsinformation och ska sparas i 7 år — till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
"Bestämmelserna om kassaregister ersätter inte bokföringslagens bestämmelser om vad som ska sparas."
Det finns inte alltid en färdig "journalexport"-fil att spara — gamla kassasystem kan ha journalminne, pappers-kontrollremsa eller andra rapportformer. Kravet är att informationen ska kunna bevaras och tas fram vid behov, inte att den måste finnas i ett visst modernt filformat.